Vergaderingen zijn niet meer weg te denken uit het moderne werkende leven. Ze zijn de plekken waar we ideeën delen, beslissingen nemen, problemen oplossen, en waar we leren en samenwerken. Het is dan ook niet zo vreemd dat psychologische veiligheid van het grootste belang is in vergaderingen. In dit artikel gaan we verder in op de definitie van psychologische veiligheid, het belang ervan in vergaderingen en hoe je kunt bouwen aan psychologische veiligheid tijdens je vergaderingen.
Wat is psychologische veiligheid?
Psychologische veiligheid is een concept dat de laatste jaren steeds meer aandacht krijgt in zowel academisch onderzoek als in de praktijk van organisatiemanagement. Maar wat betekent het eigenlijk? In eenvoudige termen is psychologische veiligheid het gevoel dat je jezelf kunt zijn, dat je je mening kunt geven, fouten kunt maken en risico's kunt nemen zonder angst voor negatieve gevolgen. Het is een sfeer van wederzijds respect en acceptatie, waarin iedereen zich gewaardeerd en ondersteund voelt.
Het begrijpen van psychologische veiligheid gaat verder dan het begrijpen van de definitie alleen. Het gaat om het inzicht in de nuances van menselijke interactie en communicatie, het begrijpen van de dynamiek van macht en controle, en het leren hoe we een veilige en ondersteunende omgeving kunnen creëren voor onszelf en voor anderen. Het gaat er ook om te erkennen dat psychologische veiligheid niet iets is dat van de ene op de andere dag kan worden bereikt, maar iets is dat geleidelijk wordt opgebouwd.
Over het algemeen is het idee van psychologische veiligheid nauw verbonden met onze menselijke behoeften aan verbondenheid en acceptatie. Het is een essentiële basis voor ons gevoel van welzijn en tevredenheid en het speelt een grote rol in onze capaciteit om te leren, te groeien en onszelf te ontwikkelen.
Het belang van psychologische veiligheid in vergaderingen
Als we ons psychologisch veilig voelen in vergaderingen, zijn we meer bereid om onze gedachten en ideeën te delen, om vragen te stellen, om ons uit te spreken, om risico's te nemen, en om constructieve feedback te geven en te ontvangen. Dit leidt niet alleen tot meer creativiteit, innovatie en probleemoplossing, het bevordert ook de betrokkenheid, het vertrouwen, de tevredenheid en de prestaties van het team. Kortom: betere beslissingen en meer succes voor het team én de organisatie!
De rol van vertrouwen in psychologische veiligheid
Zonder vertrouwen is het moeilijk, zo niet onmogelijk, om een gevoel van psychologische veiligheid te creëren. Vertrouwen is de basis waarop psychologische veiligheid wordt gebouwd.
Vertrouwen in de context van psychologische veiligheid betekent dat we erop vertrouwen dat we niet zullen worden gestraft, bekritiseerd, afgewezen, beschaamd of op andere wijze negatief zullen worden behandeld als we onze mening geven, fouten maken, vragen stellen, risico's nemen of op andere manieren onszelf uitdrukken. Het betekent dat we erop vertrouwen dat anderen ons met respect, acceptatie, en steun behandelen, wat onze meningen, ideeën, fouten, vragen, of acties ook zijn.
Het opbouwen van vertrouwen is een proces dat tijd, consistente en bewuste acties, en eerlijke en open communicatie vereist. Het vraagt ook om het vermogen om empathie en begrip te tonen, om verantwoordelijkheid te nemen voor onze acties, om betrouwbaar en voorspelbaar te zijn, en om eerlijk en authentiek te zijn in onze interacties met anderen. Een behoorlijke opgave die niet vanzelf gaat!
Strategieën voor het opbouwen van vertrouwen in vergaderingen
Denk je aan psychologische veiligheid, dan denk je dus aan vertrouwen. Dit vertrouwen zorgt ervoor dat mensen open met elkaar kunnen praten en zich gesteund voelen, waardoor een sfeer van psychologische veiligheid ontstaat. Hier zijn enkele strategieën die je helpen om meer vertrouwen te kweken:
- Wees open en transparant: openheid en transparantie helpen je om vertrouwen te creëren door te laten zien dat je niets te verbergen hebt, dat je eerlijk en oprecht bent, en dat je bereid bent om al je gedachten, gevoelens en ideeën te delen.
- Toon respect en acceptatie: laat zien dat je de ideeën, meningen, gevoelens en ervaringen van anderen waardeert en respecteert, en dat je bereid bent om te luisteren en te leren van anderen.
- Wees betrouwbaar en consistent: doe wat je zegt dat je zult doen, houd je aan je beloften en verplichtingen, en wees voorspelbaar en betrouwbaar in je acties en gedrag.
- Creëer een open en inclusieve sfeer: moedig iedereen aan om hun mening te geven, om vragen te stellen, om fouten te maken, en om risico's te nemen. Laat iedereen weten dat hun input gewaardeerd en gerespecteerd wordt.
- Waardeer en erken diversiteit: waardeer en erken de verschillende achtergronden, ervaringen, perspectieven, ideeën en talenten van iedereen. Moedig de diversiteit van gedachten en ideeën aan.
- Wees een rolmodel: toon door je eigen gedrag en acties hoe je wilt dat teamleden zich gedragen en met elkaar omgaan.
Bouwen aan psychologische veiligheid door meer zelfvertrouwen
Het zal je niet verbazen dat ook zelfvertrouwen een belangrijke rol speelt in het opbouwen van psychologische veiligheid tijdens vergaderingen. Als je zelfverzekerd bent, durf je makkelijker je ideeën te delen en vragen te stellen. Ook durf je meer risico's te nemen zonder bang te zijn voor vervelende gevolgen. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich gewaardeerd voelt en vrij voelt om mee te doen, waardoor dat gevoel van vertrouwen en samenwerking ontstaat.
Er zijn veel strategieën en technieken die je helpen bij het opbouwen van zelfvertrouwen tijdens vergaderingen. Ik geef je drie essentiële tips:
- Bereid je voor: een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je met meer zelfvertrouwen de vergadering ingaat. Ken de agenda en de doelstellingen van de vergadering, zorg ervoor dat je je huiswerk hebt gedaan, dat je je punten hebt opgeschreven en georganiseerd, en dat je klaar bent om je ideeën en meningen te delen.
- Oefen actief luisteren: actief luisteren draagt bij om beter te begrijpen wat er wordt gezegd, om beter te reageren op wat er wordt gezegd, en om meer respect te tonen voor de ideeën en meningen van anderen. Dit kan op haar beurt het zelfvertrouwen versterken.
- Vraag om feedback: constructieve feedback helpt je om te leren en te groeien, om je prestaties te verbeteren en om je zelfvertrouwen te versterken. Vraag om feedback na de vergadering, luister naar de feedback en gebruik de feedback om je voor te bereiden op toekomstige vergaderingen.
Hulpmiddelen om psychologische veiligheid in vergaderingen te verbeteren
Om aan de psychologische veiligheid in vergaderingen te bouwen, wordt er veel gevraagd van de communicatieve vaardigheden van de voorzitter en deelnemers. Gelukkig zijn er ook verschillende hulpmiddelen en technieken die kunnen helpen om psychologische veiligheid te verbeteren. Hieronder enkele voorbeelden:
- Feedbacktools zijn erg handig bij het verzamelen en delen van feedback op een veilige en constructieve manier. Ze helpen bij het bevorderen van openheid, eerlijkheid en het leervermogen.
- Team charters helpen bij het definiëren en communiceren van de normen, waarden, doelen, en verwachtingen van het team. Ze kunnen helpen bij het creëren van een gedeelde visie en een gedeelde verantwoordelijkheid voor psychologische veiligheid.
- Facilitatietechnieken kun je inzetten bij het begeleiden en structureren van de discussie, het bevorderen van de deelname van iedereen, en het bevorderen van respect, acceptatie, en psychologische veiligheid.
Een constructieve vergadering met de juiste zaalopstelling
Het bevorderen van psychologische veiligheid in vergaderingen is een verantwoordelijkheid van iedereen. Het vereist doelgerichte en consistente acties en vraagt om het opbouwen van vertrouwen, het versterken van zelfvertrouwen, het waarderen en erkennen van diversiteit, en het gebruik van effectieve hulpmiddelen en technieken. Heel behulpzaam dus bij het creëren van een positieve en productieve vergadercultuur! Wist je dat de juiste zaalopstelling ook bijdraagt aan de productiviteit en een passende sfeer van je vergadering? In ons gratis Ebook lichten we de belangrijkste zaalopstellingen toe, zodat jij in staat bent de opstelling te kiezen die bij jouw meeting past.
