Het belang van de beste vergaderopstelling wordt vaak onderschat bij bijeenkomsten. De opstelling moet matchen met het doel van de bijeenkomst en aansluiten op de doelgroep. In dit blogartikel laat ik je verschillende mogelijkheden zien van vergaderopstellingen en welk effect deze hebben op je vergadering op locatie.
U-vormopstelling
De U-vormopstelling is een van de meest gebruikte vergaderopstellingen. Dit komt omdat deze opstelling geschikt is voor een breed aantal bijeenkomsten, zoals vergaderingen, trainingen, workshops en cursussen. De gespreksleider kan de ‘U’ inwandelen om meer interactie aan te gaan met de deelnemers. Net zoals bij een blokopstelling hebben deelnemers ruimte om aantekeningen te maken. Doordat de gespreksleider meer bewegingsvrijheid heeft dan bijvoorbeeld bij een blokopstelling, ontstaat er meer levendigheid in de zaal.
Organiseer je een presentatie voor een grote groep mensen? Dan sluit een theateropstelling het beste aan op jouw bijeenkomst. Een goede keuze wanneer men vooral veel moet luisteren naar de spreker en er weinig sprake is van interactie, zoals een congres, symposium of productlancering.
Deze vergaderopstelling is perfect voor een seminar! Een cabaretopstelling bestaat uit groepjes van tafels waar men achter/ naast/ voor kan zitten met de neus naar de spreker. Op deze manier kun je gemakkelijk in groepjes discussiëren. Bovendien zijn de tafels tussen de stoelen erg handig voor het wegleggen van een tablet, telefoon of een drankje of het uitvoeren van praktische oefeningen.
Deze opstelling is ideaal voor kleinschalige meetings met intensief overleg. Een (open)blokopstelling wordt ook vaak gebruikt bij vergaderingen, cursussen, seminars en trainingen waarbij veel interactie nodig is én je de mogelijkheid hebt om notities te maken. Houd voor deze vergaderopstelling een maximum aan van ongeveer 12 personen, zodat iedereen elkaar nog wel kan verstaan.
De stoelen staan alleen schuin gedraaid zodat iedereen de spreker en het beeldscherm goed kan zien. Een ander voordeel is dat de gespreksleider het middenpad in kan lopen voor meer dynamiek en interactie in de zaal. Bij Aristo is een visgraatopstelling ook mogelijk met tafels naast of voor de stoelen, zodat de deelnemers ook de mogelijkheid hebben om bijvoorbeeld notities te maken of een oefening uit te voeren.
Deze vergaderopstelling is geliefd onder de bijeenkomsten waarbij veel interactie vereist is. Deze kring van stoelen wordt vooral veel gebruikt bij workshops of cursussen met een persoonlijk onderwerp, maar is ook heel goed in te zetten voor een brainstormsessie of meeting kick-off.
Staand vergaderen zorgt voor een hoger tempo en meer focus. Door een actieve houding is er meer non-verbale communicatie en worden de gesprekken completer. Daarnaast is staand vergaderen gezond, je beweegt simpelweg meer dan wanneer je zit. Tijdens een staande meeting zijn deelnemers eerder geneigd ideeën met elkaar te delen. Er is staand eerder de behoefte om samen te werken én oplossingsgericht te denken. Positief voor de effectiviteit van je vergadering.
Als vergaderexpert moet je aan veel zaken denken. De vergaderopstelling is hier één onderdeel van. Maar wat dacht je van bijvoorbeeld het opstellen van een vergaderagenda, het bepalen van de vergaderdoelen en het vinden van een geschikte vergaderlocatie? En zo zijn er nog 101 zaken die je aandacht vragen. Gelukkig heeft Aristo een uitgebreide checklist opgesteld, zodat je nooit meer iets hoef te vergeten bij het organiseren van een vergadering. Download de checklist en organiseer die perfecte vergadering!