Algemene tips, Vergadertechniek, Organiseren, Plenair • 7 min leestijd

6 tips voor een effectieve plenaire vergadering

Dinnemarie Dresen op 30 januari, 2020

Een plenaire vergadering is een vergadering waarbij alle betrokkenen aanwezig zijn. Je kunt stellen dat een plenaire vergadering een ‘hoofdvergadering’ is. Een makkelijk voorbeeld: Een voetbalvereniging bestaat uit verschillende teams, deze teams hebben eens per week een teamoverleg. Een keer per maand is de plenaire vergadering, alle teamcaptains komen hier bij elkaar. Samen worden de aandachtspunten van de voetbalclub besproken. Er staan vaak veel vergaderonderwerpen op de planning van de plenaire vergadering. Het is daarom noodzaak dat je de vergadering zo effectief mogelijk inricht. Hies lees je zes tips om de meeste effectieve plenaire vergadering te organiseren.

1. Plenair is niet voor niets plenair 

Een plenaire vergadering bestaat uit betrokkenen met stuk voor stuk andere belangen. Voordat een plenaire vergadering wordt gepland zijn er al talloze subvergaderingen geweest. Iedere subvergadering heeft andere doelstellingen en vraagstukken. Als voorzitter van een plenaire vergadering is het jouw taak om een balans te vinden tussen de hoofdonderwerpen en de bijzaken. Als er lang op een onderwerp wordt ingegaan verlies je de aandacht en de effectiviteit van je meeting. Probeer daarom agenda- en discussiepunten te parkeren voor een volgende vergadering.

2. Een heldere doelstelling is het halve werk

Een duidelijke doelstelling is verhelderend voor alle deelnemers van een vergadering. Je hebt meestal een doelstelling voor de complete vergadering. Staan er te veel belangrijke (of veelomvattende) onderwerpen op de agenda, probeer dan een doelstelling voor ieder vergaderpunt op te stellen. Heb je de doelstellingen bepaald? Vergeet dan niet enkele dagen van tevoren een vergaderagenda te delen onder de betrokkenen. Zo hebben deelnemers de kans om zich voor te bereiden.

3. Opbouw van plenaire vergadering

De opbouw van je plenaire vergadering is cruciaal voor de effectiviteit. De gouden tip om een vliegende start te geven aan je plenaire vergadering is een actieve rondvraag. Vraag je deelnemers vooraf of er zaken zijn die besproken moeten worden, neem hier dan ook de tijd voor. Als je deelnemers in de eerste tien minuten van de plenaire vergadering aan het woord zijn geweest is er sprake van meer betrokkenheid.

4. Plenair staand vergaderen

Een plenaire vergadering duurt langer dan een normale vergadering. Een makkelijke en gezonde manier om de vergadering sneller te laten verlopen is staand vergaderen. Stoelen dragen simpelweg niet bij aan een effectieve vergadering. Door staan te vergaderen verkeren je deelnemers automatisch in een actievere houding en zal er meer to the point worden vergaderd. Lang leve effectiviteit!

5. Geef je deelnemers een rol

Wat ook een positieve invloed heeft op de effectiviteit van een plenaire vergadering is je deelnemers een rol geven tijdens de vergadering. Denk bijvoorbeeld aan een notulist, een agendapunten bewaker of een tijdsbewaker. Je kunt zelfs hele onderwerpen aan een deelnemer toewijzen. Doordat je een rol hebt gekregen en dus echt iets bijdraagt, neem je gemotiveerd deel aan de vergadering.

6. Visuele middelen tijdens de plenaire vergadering

Tijdens de subvergaderingen maak je gebruik van flip-overs, een whiteboard, of maak je een samenvatting. Het is wenselijk om van de subvergaderingen beeldmateriaal te tonen tijdens de plenaire vergadering. Door je vergadering visueel inzichtelijk te maken begrijpen andere deelnemers de discussiepunten van de subvergadering sneller.

Hoe vind je de geschikte ruimte voor je plenaire vergadering?

Naast de juiste structuur, de actieve houding en visueel gemaakte subvergadering is de locatie belangrijk bij een plenaire vergadering. Vaak boek je een plenaire vergaderzaal met enkele subzalen. Kijk goed naar de doelstelling van de plenaire vergadering bij het bepalen van de geschikte ruimte. Soms is een grote ruimte waar kleine vergaderingen gesplitst kunnen worden voldoende. Het kan ook zo zijn dat er een wens is naar meerdere creatieve subruimtes. 

Bij het boeken van een plenaire vergadering kun je persoonlijke advies vragen over een passende zaal voor jouw plenaire vergadering. Twijfel je? Neem vrijblijvend contact op met mij, de meeting specialist van Aristo. Ik help je graag om samen met jou, een plenaire maar vooral effectieve vergadering te plannen. 

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!