Een plenaire vergadering is een bijeenkomst waarbij alle leden van een organisatie of groep aanwezig zijn om belangrijke kwesties te bespreken. Een makkelijk voorbeeld: een voetbalvereniging bestaat uit verschillende teams, deze teams hebben eens per week een teamoverleg. Een keer per maand is de plenaire vergadering, alle teamcaptains komen hier bij elkaar. Samen worden de aandachtspunten van de voetbalclub besproken. Er staan vaak veel vergaderonderwerpen op de planning van de plenaire vergadering. Het is daarom noodzaak dat je de vergadering zo effectief mogelijk inricht. Ik heb bruikbare 6 tips voor je!
Een plenaire vergadering bestaat uit betrokkenen met stuk voor stuk andere belangen. Voordat een plenaire vergadering wordt gepland, zijn er al talloze subvergaderingen geweest. Iedere subvergadering heeft andere doelstellingen en vraagstukken. Als voorzitter van een plenaire vergadering is het jouw taak om een balans te vinden tussen de hoofdonderwerpen en de bijzaken. Als er lang op een onderwerp wordt ingegaan, verlies je de aandacht en de effectiviteit van je meeting. Probeer daarom agenda- en discussiepunten te parkeren voor een volgende vergadering.
Een duidelijke doelstelling is verhelderend voor alle deelnemers van een vergadering. Je hebt meestal een doelstelling voor de complete vergadering. Staan er te veel belangrijke (of veelomvattende) onderwerpen op de agenda, probeer dan een doelstelling voor ieder vergaderpunt op te stellen. Heb je de doelstellingen bepaald? Vergeet dan niet enkele dagen van tevoren een te delen onder de betrokkenen. Zo hebben deelnemers de kans om zich voor te bereiden.
De opbouw van je plenaire vergadering is cruciaal voor de effectiviteit. De gouden tip om een vliegende start te geven aan je plenaire vergadering is een actieve rondvraag. Vraag je deelnemers vooraf of er zaken zijn die besproken moeten worden, neem hier dan ook de tijd voor. Als je deelnemers in de eerste tien minuten van de plenaire vergadering aan het woord zijn geweest, is er sprake van meer betrokkenheid en daar heb je de rest van de vergadering veel profijt van.
Een plenaire vergadering duurt meestal langer dan een normale vergadering. Een makkelijke en gezonde manier om de vergadering sneller te laten verlopen is staand vergaderen. Stoelen dragen simpelweg niet bij aan een effectieve vergadering. Door staan te vergaderen verkeren je deelnemers automatisch in een actievere houding en zal er meer to the point worden vergaderd. Ideaal om een vergaderdipje te voorkomen!
Wat ook een positieve invloed heeft op de effectiviteit van een plenaire vergadering is je deelnemers rollen geven tijdens de vergadering. Denk bijvoorbeeld aan een notulist, een agendapuntenbewaker of een tijdsbewaker. Je kunt zelfs hele onderwerpen aan een deelnemer toewijzen. Doordat je als deelnemer een rol hebt gekregen en dus echt iets bijdraagt, neem je gemotiveerder deel aan de vergadering.
Tijdens de subvergaderingen maak je gebruik van flip-overs, een whiteboard, of maak je een samenvatting, misschien zelfs visuele notulen. Het helpt om het beeldmateriaal van de subvergaderingen te tonen tijdens de plenaire vergadering. Uit onderzoek blijkt namelijk dat onze hersenen visuele content sneller verwerken, beter begrijpen en makkelijker onthouden. Door je vergadering visueel inzichtelijk te maken, zullen andere deelnemers de discussiepunten van de subvergadering dus sneller begrijpen en beter opslaan.
Naast de juiste structuur, de actieve houding en visueel gemaakte subvergadering is de locatie belangrijk bij een plenaire vergadering. Vaak regel je een plenaire vergaderzaal met enkele subzalen. Kijk goed naar de doelstelling van de plenaire vergadering bij het bepalen van de geschikte ruimte. Soms is een grote ruimte waar kleine vergaderingen gesplitst kunnen worden voldoende. Het kan ook zo zijn dat er een wens is voor meerdere creatieve subruimtes, de zogenaamde break-out rooms.
Heb je geen beschikking over (voldoende) interne vergaderzalen? Overweeg dan om uit te wijken naar een externe vergaderlocatie. Dan weet je zeker dat alles tiptop geregeld is en bovendien heeft vergaderen op locatie ook nog veel andere voordelen, zoals een betere concentratie en meer ruimte voor creativiteit en inspiratie. Aristo meeting center heet je graag welkom op een van de vergaderlocaties in Eindhoven, Utrecht CS, Utrecht Lunetten of Amsterdam Sloterdijk! Wil je weten of Aristo past bij jouw bijeenkomst en organisatie? Download dan snel onze gratis brochure!