Effectief vergaderen, een hele uitdaging! Met deze vuistregels kom je een heel eind. Ik heb hier onmisbare vergadertips voor je verzameld. Lees mijn advies en personaliseer waar nodig, zo kom je tot jouw gewenste effectieve vergadering.
Structuur structuur structuur
Een overzichtelijke agenda waar zo min mogelijk van wordt afgeweken. De basis voor een effectieve vergadering is een vooraf gedeelde agenda. De vergadervoorzitter bepaalt de mate van het afdwalen van de agendapunten. Een van de meest tijdrovende onderdelen van een vergadering is een discussie die wordt gevoerd ver van de bepaalde onderwerpen.
Stel je voor het gaat over het parkeerbeleid van de organisatie. De plaatsing van de nieuwe elektrische oplaadpunten staan ter discussie. Een enthousiaste collega gooit een balletje op over de parkeertarieven. En de discussie wordt heviger en heviger. Een van de grootste frustraties van deelnemers is dat er niet op tijd wordt ingegrepen. Wil je effectief vergaderen, dan is het belangrijk om hierop te letten!
Belang voor effectiviteit delen
Naast het vooraf delen van een vergaderagenda is het van belang dat je de deelnemers op de hoogte brengt van de noodzaak van effectiviteit van een vergadering. Het letterlijk delen van de woorden; ‘Let op jongens, laten we vandaag effectief vergaderen!’ werkt absoluut niet. Wat wel werkt is het delen van 5 (snel leesbare) tips - CHECK HIER 5 TIPS! - , waar een effectieve vergadering uit bestaat. Of een grappige afbeelding/video sturen van oorzaken van langdradige vergaderingen. Op deze manier worden je deelnemers op een andere manier geprikkeld.
Timemanagement
Een vuistregel voor effectief vergaderen: de vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Van discussies komen meer discussies. Herkenbaar? Wanneer er een heftige discussie ontstaat en voor- en tegenstanders zich durven uit te spreken is de kans op meer discussies groot. Hoe kun je dit voorkomen?
Neem na drie kwartier vergaderen een korte pauze. Iedereen maakt een informeel praatje, drinkt een vers bakje koffie of iets dergelijks. Dit doet deelnemers goed. Je zult merken dat na een korte break de sfeer is verbeterd. Ben ook niet bang om na 1,5 uur de vergadering af te ronden. Je wilt tenslotte effectief vergaderen. Parkeer vergaderpunten voor een ander moment of beslis later dat er een extra vergadering nodig is.
Kies de juiste discussievorm
In het vergaderlandschap bestaan verschillende soorten meetings met een scala aan vergaderdoelen. Wat veel vergaderingen gemeenschappelijk hebben, is dat er vaak een stevige discussie in plaatsvindt. Helaas niet altijd even effectief en soms ronduit gezegd gewoon chaotisch! Kies dan ook de juiste discussievorm die echt bijdraagt om op een krachtige manier een discussie te voeren. Ontdek 3 krachtige discussievormen die je kunt inzetten om effectief te vergaderen.
Samenwerking voorzitter en notulist
Zoals eerder in deze blog vermeld, de voorzitter heeft een belangrijke taak: namelijk het ‘in toom houden’ van de meeting. De notulist kan bijdragen aan deze taak. De notulist zijn taak is simpelweg notuleren van de meeting (bijvoorbeeld via een notulen app die kostbare tijd kan besparen). Voor deelnemers is het prettig dat na een heftige discussie, een korte samenvatting door de notulist wordt gegeven. Zo worden de voor- en tegenargumenten in kaart gebracht. Dit geeft de voorzitter dan weer ruimte om een discussie te parkeren. Zo bespaar je kostbare tijd tijdens een vergadering. Uiteraard zijn er meer dingen die een voorzitter kan doen om effectief te vergaderen. Lees de uitgebreide tips in de blog ‘Hoe word ik een goede voorzitter van mijn vergadering?’.
Deelnemers
Wie wel, wie niet? Aan de hand van je agendapunten bepaal je wie aanwezig is bij de vergadering. Nodig vooral niet te veel mensen uit, less is more geldt ook voor vergaderingen. Wanneer alle deelnemers betrokken zijn bij de vergaderonderwerpen verloopt de meeting veel vlotter. Je kunt er ook voor kiezen om de optie te bieden deel te nemen aan de vergadering. Zo blijven de écht geïnteresseerden over, wat dan weer goed is voor de effectiviteit.
Nieuwsgierig naar de meest cruciale tip?
Naast het selecteren van de juiste deelnemers, een overzichtelijke vergaderagenda, een goede vergadervoorzitter en de juiste discussievormen zijn er nog 101 dingen waar je aan moet denken bij het organiseren van een vergadering. Daarom hebben we een vergaderchecklist opgesteld, zodat niets je ontgaat. Check het hier! Op weg naar effectief vergaderen!
