We hebben het allemaal druk-druk-druk en willen allemaal efficiënt vergaderen. Toch betrappen we ons er nog vaak op dat we afdwalen tijdens de vergadering of dat er te lang bij een onderwerp stilgestaan wordt. Langdradige vergaderingen waarbij er geen of weinig knopen doorgehakt worden of discussies op niks uitlopen. In deze blog lees je 5 tips hoe je efficiënter kunt vergaderen.
Tip 1: Beperk het aantal deelnemers
Veel aanwezigen tijdens de vergadering is natuurlijk heel gezellig, maar het bevordert het efficiënt vergaderen niet. Je houdt de betrokkenheid hoog door enkel de mensen uit te nodigen die nauw betrokken zijn bij de onderwerpen. Je merkt dan dat de vergadering soepeler verloopt en dat er sneller knopen doorgehakt kunnen worden.
Tip 2: Stel een agenda op
Door een agenda op te stellen met overzichtelijke onderwerpen met duidelijke vergaderdoelen creëer je een bepaalde structuur. Tevens zorgt deze agenda voor een houvast tijdens de vergadering. Doordat er nu een duidelijke structuur is voor jezelf en voor de deelnemers neig je minder snel om te lang bij een onderwerp te blijven hangen.
Tip 3: Houd de timing in de gaten
Deze lijst met tips voor efficiënt vergaderen is niet compleet zonder een tip omtrent tijd. Stel van tevoren een begin- én een eindtijd in voor de vergadering. Dit in combinatie met tip 2, de agenda, geeft jezelf een tijdsbesef. Licht de duur van de vergadering en de agendapunten ook toe aan de deelnemers, zodat jullie hier allemaal van op de hoogte zijn. In de blog: “hoe kun je het beste een vergadering leiden?” duiken we hier dieper in, samen met nog enkele andere handige tips.
Tip 4: Anders vergaderen dan je gewend bent
Efficiënt vergaderen kan je ook doen door op een andere manier te vergaderen dan je gewend bent. Maak bijvoorbeeld gebruik van een scrum-ruimte of combineer de vergadering met een toepasselijke activiteit. Of wat dacht je van een start van je vergadering met een originele kick-off. Je vergadering wordt gegarandeerd een stuk efficiënter met deze technieken.
Tip 5: Slimmer vergaderen met Kunstmatige Intelligentie
Kunstmatige Intelligentie, Artificial Intelligence, AI…. Deze hypermoderne technologie is je ongetwijfeld niet ontgaan. Kunstmatige Intelligentie helpt vergaderingen op verschillende manieren efficiënter én productiever te maken:
- Door het proces van het plannen van vergaderingen te automatiseren;
- Door deelnemers te helpen zich voor te bereiden;
- Door tijdens een vergadering research te doen en snel handige feiten te achterhalen;
- Door belangrijke beslissingen, taken en actiepunten vast te leggen;
- Door waardevolle inzichten uit allerlei vergaderdata te genereren voor toekomstige mogelijkheden.
Kortom: Kunstmatige Intelligentie biedt heel veel mogelijkheden voor effectief en efficiënt vergaderen en de technologie ontwikkelt zich alleen nog maar door. Dat belooft wat voor de toekomst! En het mooie is dat er door deze technologie ook meer tijd en ruimte is voor de inhoud van de vergadering. Daarmee zorgt AI dus ook meer aandacht voor de deelnemers en voor de onderlinge samenwerking. Goed voor de productiviteit en het succes van je organisatie!
Efficiënt vergaderen met deze 3 AI-tools
Met deze 5 tips wordt efficiënt vergaderen ongetwijfeld een stuk makkelijker. Vooral de ontwikkelingen rondom Kunstmatige Intelligentie zijn veelbelovend voor een flinke tijdsbesparing en een betere samenwerking. Benieuwd naar welke AI-tools jouw vergaderingen productiever, energieker en efficiënter kunnen maken? Download dan ons gratis Ebook met 3 AI-tools, speciaal door Aristo geselecteerd.
